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Als Ausrichter eines Festes haben Sie als Veranstalter für einen „sicheren Veranstaltungsort und eine sichere Räumlichkeit“ zu sorgen.
Dabei muss der Brand- und Personenschutz und die Standsicherheit immer gewährleistet sein.

Dies gilt für alle Veranstaltungen, egal ob diese anzeigepflichtig sind oder nicht. 
Insbesondere bei Festen, die nicht anzeigepflichtig sind, haben Sie als Veranstalter eigenverantwortlich für die Sicherheit Ihrer Gäste und Helfer zu sorgen.

Ob Ihre Veranstaltung beim Staatlichen Bauamt anzuzeigen ist, erklären wir Ihnen im Einzelnen in den nachfolgenden Einzel-Beiträgen.

Allgemeine Information
Abhängig von der Art der Veranstaltung, des Veranstaltungsortes und der dort für das Fest vorgesehenen „Räumlichkeit“ und in Abhängigkeit von der Anzahl der Besucher sind diese Veranstaltungen beim Staatlichen Bauamt des Landratsamtes Ostallgäu anzuzeigen (unbeschadet sonstiger erforderlichen Anzeigen).

Diese Anzeigepflicht besteht jedoch nur bei „öffentlichen Vergnügungen“. 
„Nichtöffentlich“ und somit auch nicht anzeigepflichtig ist eine „Vergnügung“, wenn der Teilnehmerkreis auf bestimmte Personen beschränkt und die Veranstaltung nicht öffentlich zugänglich ist.
Dies kann zum Beispiel eine größere Familienfeier, eine Feier nur für Vereinsmitglieder oder eine Betriebsversammlung sein.
In diesem Falle ist der Veranstalter dann eigenverantwortlich für die Sicherheit seiner Gäste und Helfer zuständig.
Als Anhalt über die hier zu treffenden Maßnahmen können aber die beschriebenen Vorkehrungen in den unten aufgeführten Fallbeispielen dienen.

Fragen Sie bei uns nach, wenn Sie sich unsicher sind.

Baurechtlich werden fünf verschiedene Szenarien unterschieden:

1. Veranstaltungen in für diesen Zweck errichteten und dafür genehmigten Gebäuden, mit festgelegter Höchst-Teilnehmerzahl. (z. B. Stadthallen, Sälen in Gaststätten, Schulaulen, Sporthallen etc.)                                                                                                                                                                                                                   
2. Veranstaltungen in ursprünglich nicht für diesen Zweck errichteten und so auch nicht genehmigten Gebäuden, mit >> mehr << als 200 Besuchern. (z. B. in Stadeln, Maschinenhallen oder Werkstätten)                                                                         
3. Veranstaltungen in ursprünglich nicht für diesen Zweck errichteten und so auch nicht genehmigten Gebäuden, mit >> weniger << als 200 Besuchern. (z. B. Feste in Städeln, Maschinenhallen oder Werkstätten etc.)                                                                                                                                                                                                                                                                                                       
4. Veranstaltungen in freistehenden Zelten mit mehr als 75m² Grundfläche = „fliegenden Bauten“ (z. B. Zelte bei Bezirksmusikfesten, Vereinsjubiläen, Firmenjubiläen, Almabtrieben etc.)                                                                                                                                   
5. Veranstaltungen bei denen Fahrgeschäfte, Hüpfburgen oder Ähnliches (ebenfalls „fliegende Bauten“) aufgebaut werden.

In den jeweiligen Beiträgen finden Sie genauere Angaben zu den Maßnahmen, die Sie ergreifen müssen.

Wenn Sie vorhaben, Ihre öffentliche Veranstaltung auch Jugendlichen zugängig zu machen, müssen Sie einige zusätzlich Punkte beachten.

Sie als Veranstalter haben die Pflicht, dafür Sorge zu tragen, dass während der gesamten Veranstaltung das Jugendschutzgesetz eingehalten wird.

Wichtig ist vorab, einen Jugendschutzbeauftragten festzulegen, der sich möglichst zeitnah mit dem Jugendamt, sowie der zuständigen Polizeidienststelle in Verbindung setzt und über die geplante Veranstaltung informiert. Der Jugendschutzbeauftragte ist während der gesamten Veranstaltung für die Einhaltung der Jugendschutzbestimmungen verantwortlich. Außerdem ist er Ansprechpartner für auftretende Probleme oder Fragen bezüglich des Jugendschutzes.

Im Vorfeld der Veranstaltung müssen alle Personen, die an der Veranstaltung beteiligt sind, über geltende Bestimmungen des Jugendschutzgesetztes informiert werden.

Während der Veranstaltung haben Sie als Veranstalter die gesetzliche Pflicht, die für Ihre Veranstaltung geltenden Vorschriften durch deutlich sichtbare und gut lesbare Aushänge bekannt zu machen. Einen Vordruck hierfür finden Sie unter dem Punkt Dokumente.  

Die Anwesenheit von Jugendlichen erfordert sowohl beim Ausschank von Alkohol als auch bei der zeitlichen Anwesenheit die Beachtung der gesetzlichen Vorgaben.

Zeitgrenzen: In der Regel ist der Aufenthalt von Minderjährigen nach 24 Uhr nicht mehr gestattet.

Sonderregel: Gem. § 5 Abs. 2 JuSchG darf die Anwesenheit von Kindern bis 22 Uhr und von Jugendlichen unter 16 Jahren bis 24 Uhr jeweils ohne Begleitung gestattet werden, wenn die Tanzveranstaltung von einem anerkannten Träger der Jugendhilfe durchgeführt wird. Weiterhin ist in diesen Zeiten Kindern und Jugendlichen unter 16 Jahren auch eine Teilnahme ohne Begleitung zu gestatten, wenn die Tanzveranstaltung der künstlerischen Betätigung oder der Brauchtumspflege dient.

Eine besondere Erlaubnis des Jugendamtes ist für Ausnahmen nach § 5 Abs. 2 JuSchG nicht erforderlich.

Der Einlass muss über die gesamte Veranstaltungsdauer kontrolliert werden, auch dann, wenn kein Eintrittsgeld mehr erhoben werden soll. Hierbei muss auch darauf geachtet werden, dass keine alkoholischen Getränke mit auf die Veranstaltung gebracht werden.

Sie sind als Veranstalterin oder Veranstalter dafür verantwortlich, dass spätestens um 24 Uhr alle Minderjährigen ohne Erziehungsberechtigten oder personensorgeberchtigten Begleitpersonen die Veranstaltung verlassen.

Ausweiskontrolle: Nach dem Personalausweisgesetz ist das Einbehalten von Personalausweisen zu Kontrollzwecken (z.B. bei einer Einlasskontrolle eines Festes) nicht gestattet. Dies gilt auch für das Einbehalten der Kopie des Ausweises. Begründet wird dies mit der Gefahr einer unkontrollierten Verbreitung sensibler Daten. Der PartyPass ist eine gute Möglichkeit für minderjährige (unter 18) Festbesucher, bei Festen eingelassen zu werden. Anstatt des Personalausweises wird der PartyPass (nach Kontrolle, ob die Angaben korrekt sind) abgegeben und nach der Veranstaltung wieder abgeholt. Damit kann das bewährte Verfahren am Einlass einer Veranstaltung weiter praktiziert werden. Vorlagen können Sie sich im Internet herunter laden.

Rauchen: Kinder und Jugendliche dürfen in der Öffentlichkeit nicht Rauchen. Der Konsum von Tabakware ist Kindern und Jugendlichen zu untersagen. Tabakware ist neben der klassischen Zigarette, die Shisha, jede Art von elektrischer Zigarette, elektrische Shisha, nikotinfreie (E-)Shisha und (E-) Zigarette, Zigarillo und Tabak und Schnupftabak. Sollten Sie einen Automaten betreiben, an dem Tabakwaren zu erwerben sind, so ist dieser so zu sichern, dass Kinder und Jugendlichen, z.B. durch technische Vorrichtungen keinen Zugriff auf den Inhalt haben.

Alkohol Ausschank: Der Einsatz von Jugendlichen hinter der Bar/Theke ist nicht gestattet. Das Thekenpersonal muss bezüglich der Einhaltung des Jugendschutzgesetzes explizit die darin inbegriffenen Vorgaben zum Ausschank von Alkohol beachten und umsetzen. Hier empfiehlt es sich, Jugendliche bereits beim Einlass z.B. durch andersfarbige Bändchen o.ä. zu kenntlich zu machen, andernfalls muss bei jedem Ausschank nach dem Ausweis gefragt werden.

Kindern, die noch keine 14 Jahre alt sind, darf weder Alkohol ausgeschenkt noch anderweitig zur Verfügung gestellt werden oder dessen Konsum gestattet werden (Ist ebenfalls zu überwachen, dass kein Alkohol von Erwachsenen oder Jugendlichen an Kinder weitergegeben wird). Kindern im Alter zwischen 14 und 15 Jahren darf unter Umständen der Konsum von Bier, Wein oder Sekt genehmigt werden, WENN die ELTERN dabei sind UND dies ausdrücklich erlauben. Verkauft werden darf der Alkohol an diese Altersgruppe nicht! Jugendlichen ab einem Alter von 16 Jahren darf kein brandweinhaltiger Alkohol (also Schnaps und Schnapsmischgetränke oder auch Alkopops) ausgeschenkt, anderweitig zur Verfügung gestellt oder dessen Konsum gestattet werden.

Veranstaltungen auf denen zu einem Festpreis unbegrenzt Alkohol konsumiert werden kann, sind in Deutschland seit einigen Jahren verboten. Auch die Werbung für eine so genannte „Flatrate-Party“ ist verboten und kann strafrechtlich verfolgt werden.

Erziehungsbeauftragung: Gemäß Jugendschutzgesetz können Eltern die Aufsichtspflicht und Erziehungsaufgaben für ihre minderjährigen Kinder zeitweise an andere volljährige Personen als „erziehungsberechtigte Person“ übertragen. Die Übertragung ist zeitlich begrenzt, sollte schriftlich erfolgen und muss durch die jeweiligen Ausweise nachgewiesen werden.
Durch die Übertragung der Erziehungsberechtigung kann minderjährigen Jugendlichen unter anderem der Aufenthalt auf Veranstaltungen nach 24 Uhr gestattet werden.
Der Vordruck kann verwendet werden (siehe Dokumente). Sie als Veranstalterin oder Veranstalter haben die Pflicht, die Richtigkeit der Erziehungsbeauftragung zu prüfen. Sie müssen also feststellen, ob das Dokument vollständig und ordnungsgemäß ausgefüllt ist und ob die erziehungsberechtigte Person tatsächlich in der Lage ist, die Aufsichtspflicht zu erfüllen (ist sie z.B. alkoholisiert, ist sie dazu nicht mehr in der Lage). Veranstalter oder Veranstalterinnen selbst dürfen die Erziehungsberechtigung nicht übernehmen.

Bauwagenparty: Ein Bauwagen, in dem eine Party veranstaltet wird, ist im Sinne des Jugendschutzgesetzes weder eine Gaststätte noch eine Verkaufsstelle. Der Bauwagen ist allerdings dann „öffentlich“, wenn ein nicht bestimmbarer und nicht bestimmter Personenkreis die Veranstaltung besuchen kann und besuchen wird. Wenn der Bauwagen auf Privatgrund steht, immer von denselben Jugendlichen besucht wird und Außenstehende keinen Zutritt haben, liegt keine öffentliche Veranstaltung vor. Wenn der Personenkreis allerdings zu groß wird und eventuell Eintritt verlangt wird, ist wieder von einer öffentlichen Veranstaltung auszugehen.

Liegt die Öffentlichkeit vor, muss sich an dafür geltenden Regeln und Gesetzte gehalten werden und die Bauwagenbesitzerin oder der -besitzer wird verantwortlich. Neben allgemein zugänglichen Verkehrsflächen wie Straßen oder Anlagen gehören auch unbeschränkt zugängliche Gebäude und Einrichtungen zur Öffentlichkeit. Auch jene Gebäude und Einrichtungen die auf Privatgrund stehen sind dann „öffentlich“, wenn sie frei zugänglich sind. Eine Veranstaltung ist dann öffentlich, wenn die Teilnehmerinnen und Teilnehmer oder der Teilnehmerkreis allgemein nicht näher bestimmt ist. Jeder, der die Eintrittsbedingungen (Preis, Dresscode, Motto, etc.) akzeptiert, kann an der Veranstaltung teilnehmen. Selbst wenn der Teilnehmerkreis bestimmt werden kann, liegt eine öffentliche Veranstaltung vor, wenn es weder gegenüber Veranstalterinnen und Veranstalter noch gegenüber Teilnehmerinnen und Teilnehmer eine persönliche Bindung gibt. Maßgeblich ist nicht die Bezeichnung (z.B. „geschlossene Gesellschaft“), sondern immer der tatsächliche Charakter der Veranstaltung. Tatsächlich private Veranstaltungen wie Hochzeiten, Geburtstagsfeiern, Betriebsfeste oder Ähnliches sind nicht öffentlich. Werden diese Veranstaltungen allerdings geöffnet (z.B. durch die Einladung auf öffentliche Plattformen im Internet) ist dies nicht mehr der Fall.

Liegt die Öffentlichkeit vor, gelten alle Regeln des Jugendschutzgesetzes hinsichtlich der Öffentlichkeit (Aufenthalt, Aushang, Kontrollen, Verantwortlichkeit, etc.).

Verfahrensablauf
Das vorübergehende Aufstellen von Zelten für Veranstaltungen ist ab einer Grundfläche von 75 m² nach der Bayerischen Bauordnung anzeigepflichtig. Dazu ist die Veranstaltung mindestens eine Woche vor Beginn der Aufstellung des Zeltes der Bauaufsichtsbehörde im Landratsamt Ostallgäu anzuzeigen.

Besser ist jedoch in jedem Fall eine rechtzeitige Anzeige und Nachfrage bereits weit im Vorfeld der Veranstaltung. Dabei kann Ihnen der Baukontrolleur einen Vorabtermin vor Ort vorschlagen, bei dem schon viele allgemeine Fragen zum Standort und zu baurechtlichen Auflagen besprochen und geklärt werden können.
Machen Sie gerne von diesem Angebot Gebrauch!

Zur erforderlichen Anzeige muss das Zeltbuch (auch Prüfbuch genannt) durch den Veranstalter beim zuständigen Sachbearbeiter oder beim zuständigen Baukontrolleur vorgelegt werden.
Das Zeltbuch hierzu erhalten Sie von Ihrem Zeltverleiher. 

Ist diese Vorlage aus terminlichen Gründen nicht möglich (z.B. wenn sich das Zelt samt Zeltbuch noch an einem anderen Veranstaltungsort befindet), ist dies dem Sachbearbeiter/Baukontrolleur unbedingt rechtzeitig mitzuteilen (telefonisch oder per E-Mail), um eine gemeinsame Lösung zur Vorlage zu finden.

Im Vorfeld drucken Sie sich bitte auch unser Formblatt zu den allgemeinen Angaben zur Errichtung eines Festzeltes aus, das Sie unten unter "Dokumente zum Herunterladen" finden.
Füllen Sie dieses aus und legen Sie es zusammen mit einem Grundrissplan des Zeltes dem Bauamt zur Prüfung vor. Entweder vorab per Post oder E-Mail, oder Sie bringen dieses Blatt bei der Vorlage des Zeltbuches mit.

Was geschieht dann?
Wenn Sie das Zeltbuch im Amt vorlegen, überprüft der Sachbearbeiter/Baukontrolleur zunächst, ob die Ausführungsgenehmigung des Zeltes (TÜV) noch gültig ist.

Ferner wird entschieden, ob auf Grund Ihrer Angaben zum Standort, der Größe des Zeltes und der Art der Veranstaltung ggf. auf eine Gebrauchsabnahme vor Ort verzichtet werden kann oder ob eine Gebrauchsabnahme des aufgestellten Zeltes vor Ort erforderlich wird.

Falls keine Gebrauchsabnahme für erforderlich erachtet wird:

• Wird das Zeltbuch vom Sachbearbeiter abgestempelt
• Kann das Zelt ohne Gebrauchsabnahme errichtet und die Veranstaltung durchgeführt werden
• Fallen keine Gebühren an
• In jedem Falle ist aber hier der Veranstalter für die Umsetzung der Auflagen des Zeltbuches und die Einhaltung der „Richtlinie über den Bau und Betrieb fliegender Bauten“ (siehe Abdruck im Zeltbuch) eigenverantwortlich zuständig.
• Als Hilfe hierzu sollte auch die Checkliste „Auswahl von Sicherheitskriterien, die bei Errichtung und Betrieb eines (Fest-)Zeltes beachtet werden müssen“ mit hinzugezogen werden (unter Dokumente verfügbar).
   

Falls eine Gebrauchsabnahme für erforderlich erachtet wird:

• Ist umgehend (= mind. 4 Tage vor Zeltaufbau), mit dem zuständigen Baukontrolleur ein Termin zur Gebrauchsabnahme zu vereinbaren. 
  Am einfachsten erfolgt dies bereits bei Vorlage des Zeltbuches im Bauamt. 
• Der Termin der Gebrauchsabnahme sollte mit ausreichender Frist (1-2 Tage) vor dem Veranstaltungsbeginn liegen, um etwaige Mängel am Zelt und der Ausstattung noch abstellen zu können.
• Das Zeltbuch ist dem Baukontrolleur dann nochmals bei der Abnahme vor Ort vorzulegen, damit es von ihm abgestempelt werden kann und evtl. festgestellte und noch zu beseitigende Mängel darin eingetragen werden können.
   

Ablauf der Gebrauchsabnahme vor Ort:

• Die Abnahme findet im bereits fertig errichteten und ausgestatteten Zelt stichprobenhaft statt.
• Zur Abnahme muss ein Verantwortlicher des Veranstalters anwesend sein.
• Sinn und Zweck dieser Abnahme ist die Überprüfung des aufgestellten Festzeltes auf Übereinstimmung mit der Typenstatik im Zeltbuch (Erdnägel, Windverbände, Abspannungen etc.).  Damit sollen evtl. zusammenhängende Beeinträchtigungen der Standsicherheit des Zeltes durch Fehler beim Aufstellen erkannt werden.
• Auch sollen Defizite bei der sicherheitstechnischen Ausstattung erkannt werden, welche die Sicherheit der Besucher gefährden könnten.
• Einen Auszug von Punkten, die bei der Aufstellung des Zeltes zu beachten und bei der Gebrauchsabnahme stichprobenartig überprüft werden, finden Sie im Dokument „Checkliste über Sicherheitskriterien zur Errichtung und Betrieb eines Festzeltes“ (unter Dokumente verfügbar).
• Ein weiterer wichtiger Faktor sind die erforderlichen Notausgänge. 
  Wie diese bestimmt werden,  finden Sie in der „Checkliste zur Berechnung der erforderlichen Notausgänge“  unten unter "Dokumente zum Herunterladen".

Die Gebrauchsabnahme ergibt folgendes Ergebnis und weiterer Ablauf:

• keine erkennbaren Mängel:
  • das Zeltbuch wird vor Ort vom Baukontrolleur abgestempelt und unterschrieben
  • das Zelt kann in Betrieb gehen
• mit leichten Mängeln:
  • das Zeltbuch wird vor Ort vom Baukontrolleur abgestempelt und unterschrieben
  • die festgestellten Mängel werden im Zeltbuch und einem Abnahmeprotokoll vermerkt
  • der o. g. Verantwortliche wird auf die Eigenverantwortlichkeit der Beseitigung der Mängel hingewiesen
  • das Zelt kann nach Beseitigung der Mängel durch den Veranstalter ohne weitere Mitteilung an das Landratsamt in Betrieb gehen.
• mit erheblichen Mängeln
  • die festgestellten Mängel lassen eine Nutzungsaufnahme nicht zu, da die Gesundheit und Sicherheit der Besucher und Mitwirkenden gefährdet ist. 
  • die Mängel sind vor der Inbetriebnahme zwingend zu beseitigen.
  • eine weitere (kostenpflichtige!) Abnahme vor Inbetriebnahme ist erforderlich.
  • Das Zelt wird erst nach Abnahme der erfolgten Mängelbeseitigung durch den Baukontrolleur für die Veranstaltung freigegeben, das Zeltbuch erst dann abgestempelt.

Anfallende Gebühren für die Gebrauchsabnahme:

• bis 200 m² Zeltfläche: 40,- € (Pauschale)
• über 200 m² Zeltfläche: 40,- € zzgl. 0,10 € je zusätzlichem m² Zeltfläche
• Höchstbetrag: 150,- €, außer bei besonderen Zelttypen oder bei außergewöhnlichem Aufwand
• jede weitere Abnahme (z. B. bei erheblichen Mängeln) pauschal 40,- €

Der Veranstalter erhält auf dem Postweg eine Rechnung.

Falls der Veranstalter als gemeinnütziger Verein eingetragen ist, werden die Kosten im Regelfall auf die Hälfte reduziert (vom errechneten Betrag). Der Nachweis der Gemeinnützigkeit ist bei Vorlage des Zeltbuchs mit zu erbringen.

Einschränkung für nicht freistehende Festzelte (zB. an ein Gebäude angebautes Zelt):

• Können die erforderlichen brandschutztechnischen Abstände (10,0m zu Gebäuden ohne Feuerwiederstandsklasse, z.B. Holzstadel,  und 8,00m zu F30 Bauteilen z.B. gemauerte Häuser) nicht eingehalten werden, oder soll das Zelt als Ganzes an ein bestehendes Gebäude (z.B. Stadel) angebaut und zusammen betrieben werden, sind zusätzliche Kompensationsmaßnahmen zum Brandschutz erforderlich ( wie z.B. das Vorhalten eine Feuerwache der örtl. Feuerwehr).

• Wenn sich in dem Gebäude, an dass das Zelt angebaut werden soll, auch Besucher aufhalten sollen (z.B. in einer hier vorhandenen Bar) ist bei einer Gesamtbesucherzahl von mehr als 200 Besucher (im Zelt und Gebäude) in jedem Falle auch für das Gebäude ein Anzeigeverfahren nach Versammlungsstättenverordnung erforderlich. Hierzu verweisen wir auf den Beitrag
  „Veranstaltungen in ursprünglich nicht für diesen Zweck errichteten und so auch nicht genehmigten Gebäuden, mit >> mehr << als 200 Besuchern“.