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Die Durchführung einer motorsportlichen Veranstaltung ist beim Landratsamt formlos zu beantragen. Soweit erforderlich, werden Feuerwehr, Rettungsdienst, Naturschutzbehörden und ggf. weitere Behörden und öffentliche Stellen, deren Zuständigkeit berührt wird, am Antragsverfahren beteiligt.

Der Antrag muss folgende Angaben enthalten:

• Art der Veranstaltung
• Ort der Veranstaltung
• Zeit der Veranstaltung
• Zahl der zuzulassenden Teilnehmer
• voraussichtliche Anzahl der Zuschauer
• Zahl der vorgesehenen Ordner
• Nachweis über Brandschutz- und ggf. Lärmschutzmaßnahmen
• ggf. Beschreibung und Vorhaltung ausreichender Schutzausrüstung der Darsteller und Hilfspersonal
• Sicherstellung und Beauftragung eines geeigneten Sanitäts- und Brandschutzdienstes
• deutliche Kennzeichnung von Rettungswegen
• Erklärung (formlos) über die Freistellung der Behörden (Gemeinde, Landratsamt und Freistaat Bayern) von allen Schadens-/ Ersatzansprüchen
• Lageplan mit Darstellung der Strecke, Fahrerlager, Bemaßung, Zufahrten zur Strecke, Zuschauerbereiche, Sicherheitszonen /-bereiche usw.
• Einverständniserklärung der Grundstückseigentümer
• Versicherungsbestätigung (Veranstalterhaftpflicht- /Unfallversicherung mit Sachschadens- und Personenhaftpflicht - auch für Zuschauer - die bei allen Schadensfällen aufgrund der Veranstaltung eintritt)
• Streckenplan

Der Veranstalter muss gegebenfalls ein Sicherheitskonzept vorlegen, das abhängig vom Ablauf der geplanten Veranstaltung alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen beschreibt. In dem Sicherheitskonzept sind insbesondere anzugeben:

• wie groß die vorgesehenen Aktionsflächen sind
• welche Lage und Beschaffenheit diese haben (geteert, gepflastert, unbefestigt)
• an welcher Stelle und in welchem Umfang Zuschauerbereiche (einschl. Steh- /Sitzplätze oder Tribünen) vorhanden sind
• inwieweit Absperrungen (welcher Bauart) und Schutzeinrichtungen, -zonen, insbesondere in den Zuschauerbereichen, vorgesehen sind und das unbefugte Betreten von allen Seiten ausgeschlossen werden kann
• wie viele Parkplätze vorhanden sind und
• wie die Veranstaltung inhaltlich konzipiert ist, d. h. welche Aktionen (Veranstaltungsablauf, auch der zeitliche Ablauf und Organisation) geplant sind, wo und in welchem Umfang ggf. leicht entzündbare Flüssigkeiten (Tankbehälter, Benzinkanister usw.) gesichert werden sollen sowie ob und in welchem Umfang Bewirtung beabsichtigt und die Einrichtung von Verkaufsständen geplant ist.

Entstehende Kosten:

Gebührenrahmen von 30 € bis 1.250 €

Tätigkeitsverbote beim Umgang mit Lebensmitteln

Personen, die mit Lebensmitteln umgehen, können wenn sie krank sind, leicht eine Vielzahl andere Personen anstecken. Daher finden sich im Infektionsschutzgesetz (früher: Bundesseuchengesetz) Tätigkeitsverbote (§ 42 IfSG).

Personen, die

• an Typhus abdominalis, Paratyphus, Cholera, Shigellenruhr, Salmonellose, einer anderen infektiösen Gastroenteritis oder Virushepatitis A oder E erkrankt oder dessen verdächtig sind,
• an infizierten Wunden oder an Hautkrankheiten erkrankt sind, bei denen die Möglichkeit besteht, dass deren Krankheitserreger über Lebensmittel übertragen werden können,
• Krankheitserreger Shigellen, Salmonellen, enterohämorrhagische Escherichia coli oder Choleravibrionen ausscheiden,

dürfen beim Herstellen, Behandeln oder Inverkehrbringen der folgenden Lebensmittel nicht tätig sein oder beschäftigt werden, wenn sie dabei mit diesen in Berührung kommen

• Fleisch, Geflügelfleisch und Erzeugnisse daraus
• Milch und Erzeugnisse auf Milchbasis
• Fische, Krebse oder Weichtiere und Erzeugnisse daraus
• Eiprodukte
• Säuglings- und Kleinkindernahrung
• Speiseeis und Speiseeishalberzeugnisse
• Backwaren mit nicht durchgebackener oder durcherhitzter Füllung oder Auflage
• Feinkost-, Rohkost- und Kartoffelsalate, Marinaden, Mayonnaisen, andere emulgierte Soßen, Nahrungshefen.

Belehrung und Bescheinigung des Gesundheitsamts

Personen, die gewerbsmäßig und regelmäßig mit Lebensmitteln umgehen benötigen zu Beginn ihrer Tätigkeit eine Bescheinigung des Gesundheitsamtes oder eines vom Gesundheitsamt beauftragten Arztes, in der bestätigt wird, dass sie

• über die geltenden Tätigkeitsverbote und Verpflichtungen (z.B. Mitteilung an Arbeitgeber bei Krankheit) belehrt wurden und
• nach der Belehrung schriftlich erklärt haben, dass ihnen keine Tatsachen für ein Tätigkeitsverbot bei ihnen bekannt sind.

Belehrung für Ehrenamtliche

Nach der Auffassung des Bayerischen Gesundheitsministeriums sind ehrenamtliche Helfer und Helferinnen bei Vereinsfesten und ähnlichen Veranstaltungen nicht „gewerbsmäßig“ tätig.

• Eine Bescheinigung nach IFSG des Gesundheitsamts oder eines vom Gesundheitsamt beauftragten Arztes ist für ehrenamtlich Tätige gesetzlich nicht vorgeschrieben.
• Vor Aufnahme ihrer Tätigkeit müssen alle Personen, die mit leichtverderblichen Lebensmitteln in Berührung kommen, über die anzuwendenden Hygienemaßnahmen unterrichtet werden. Dies ist in einer Liste zu dokumentieren.
• Die oben genannte Unterrichtung des Personals kann mit Hilfe des „Leitfaden für ehrenamtliche Helfer bei Vereinsfesten und ähnlichen Veranstaltungen beim Umgang mit Lebensmitteln“ erfolgen. Diesen Leitfaden finden Sie unter dem Reiter „Dokumente“.
• Dennoch besteht die Möglichkeit, freiwillig an einer Belehrung im Gesundheitsamt teilzunehmen. Der Vorteil gegenüber dem Merkblatt liegt darin, dass die Mitarbeiter*innen des Gesundheitsamtes auch auf individuelle Fragen eingehen können. Die Teilnahme ist für Ehrenamtliche kostenfrei.

Dauer und Kosten

Die Belehrung  dauert etwa 1 Stunde. Die Infektionsschutzbelehrungen finden derzeit ausschließlich online statt. Die Online-Belehrung kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden.

Für gewerbsmäßg Tätige fallen folgende Kosten an:

• Einzelbelehrung: 28,00 € pro Person
• Für ehrenamtlich Tätige ist die Teilnahme an der Belehrung kostenfrei (Kostenbefreiungsnachweis (z.B. Nachweis der Vereinszugehörigkeit) ist notwendig)
• Wenn Sie an einer Sammelbelehrung im Gesundheitsamt teilnehmen möchten, bitten wir um vorherige Anmeldung. 

Die Entscheidung, professionelle Sicherheitskräfte zu engagieren oder nicht, hängt von der Größe der Veranstaltung und vom erwarteten Gefahrenpotential ab. Je nach Charakter der Veranstaltung wird ein Ordner pro 50 Besucher empfohlen.

Möglichkeiten und Grenzen von Sicherheitskräften

Ausgebildete Security-Kräfte können in der Regel einen gewaltfreien Ablauf gewährleisten und verfügen über Strategien und Methoden, um Konflikte zu regeln und bei Problemen angemessen zu reagieren. Eigene und private Sicherheitskräfte haben keinerlei Hoheitsrechte, wie sie der Polizei zustehen. Sie dürfen ausschließlich privatrechtlich und im Sinne der „Not- und Jedermannrechte“, wie sie jedem Eigentümer und Mieter zustehen, tätig werden.

Wichtige Hinweise, wenn ein Sicherheitsdienst beauftragt wird:

• ausreichende Anzahl von Ordnern (z.B. pro 50 Besucher je eine Ordnungsperson, je zehn Ordnungspersonen mindestens eine weibliche Ordnungsperson) ist anwesend und sorgt vor und innerhalb der Veranstaltungsstätte für die erforderliche Sicherheit
• Ordner sind durch Armbinden oder einheitlichen Oberbekleidungen erkennbar
• Personal ist volljährig und für die Aufgabe geeignet
• Personal wird namentlich dokumentiert und Liste wird drei Monate aufbewahrt, um bei Bedarf der Gemeinde, der Polizei und dem Landratsamt vorgelegt zu werden
• Veranstalter hat dafür zu sorgen, dass die Besucher keinerlei Feuerwerkskörper, Hieb- und Stichwaffen, Schusswaffen oder Schlagwerkzeuge mit sich führen; die Sicherheitskräfte kontrollieren dies
• Für eventuell abgenommene Gegenstände stehen geeignete Behälter an der Einlassstelle bereitzuhalten.
• Weibliche Besucher werden ausschließlich vom weiblichen Ordnungspersonal kontrolliert
• Ordner dürfen nicht mit anderen Aufgaben wie z.B. Ausschank betraut sein und während der Veranstaltung keinen Alkohol oder Drogen zu sich nehmen
• Ordnungspersonal ist vom Veranstalter in die Bestimmungen des Jugendschutzes einzuweisen
• Leiter der Veranstaltung sowie Leiter des Ordnungsdienstes müssen ständig vor Ort über eine technische Einrichtung erreichbar sein
• dienstlich anwesenden Beamten und Angestellten der Gemeinde, des Landratsamtes, der Polizei, des Sanitätsdienstes und der Feuerwehr ist der ungehinderte Zutritt zur Veranstaltung zu gewähren; Anordnungen dieser Personen ist sofort Folge zu leisten

Diese ausführlichen Informationen soll Ihnen als Veranstalter helfen, dass baurechtliche Anzeigeverfahren nach §47 VStättV korrekt durchzuführen und unnötigen Aufwand und Verzögerungen zu vermeiden. Die Informationen weißen auf die richtige Vorgehensweise im Vorfeld einer Veranstaltung hin und geben Tipps und Hinweise, die die Sicherheit der Besucher gewährleisten helfen.

Verfahrensablauf
Für die erforderliche Anzeige ist spätestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn ein formloses Anschreiben mit den Ihnen bekannten und relevanten Angaben zur geplanten Veranstaltung und entsprechenden Planunterlagen bei der zuständigen Bauaufsichtsbehörde, also beim Staatlichen Bauamt im Landratsamt Ostallgäu, einzureichen. Eine Vorlage hierzu finden Sie unten unter "Dokumente zum Herunterladen".

Das ausgefüllte Formblatt schicken Sie dann dem für Ihre Gemeinde zuständigen Baukontrolleur zu, gerne auch per E-Mail. Die Kontaktdaten finden sie unten bei „Ansprechpartner“. 

Nach Überprüfung der eingegangenen Unterlagen nimmt der Baukontrolleur mit Ihnen Kontakt auf, bestätigt Ihnen den Eingang Ihrer Anzeige und teilt Ihnen mit, ob das Bauamt weitergehende Maßnahmen treffen wird.

Wenn weitergehende Maßnahmen erforderlich werden (was in der Regel der Fall ist) wird der Baukontrolleur mit Ihnen einen Termin vereinbaren und die Örtlichkeit vorab besichtigen. Bei dieser Besichtigung werden unter anderem die bauliche Situation, die vorhandenen Zu- und Ausgänge, die Breite und Führung der Rettungswege, die Beleuchtung, die Kennzeichnung von Notausgängen, der vorhandene oder erforderliche Brandschutz sowie die Erreichbarkeit für Feuerwehr und Rettungsdienst beurteilt. Gegebenenfalls werden dabei auch organisatorische Maßnahmen, wie z.B. der Einsatz von Ordnern, einem Sicherheitsdienst oder einer Brandsicherheitswache mit Ihnen abgestimmt.

Auf Grundlage der Erkenntnisse dieser Besichtigung erstellt das Staatliche Bauamt dann einen Bescheid und stellt diesen dem Veranstalter zu. 

Nach Aufbau und Herstellung aller geforderten Sicherheitseinrichtungen wird der Veranstaltungsort in aller Regel kurz vor der Veranstaltung vom Baukontrolleur überprüft und von diesem dann freigegeben.

Die Terminabsprache hierzu erfolgt direkt mit dem Baukontrolleur.  Erst nach erfolgter Abnahme und Freigabe darf die Veranstaltung stattfinden.

Bitte stellen Sie sicher, dass alle im Bescheid geforderten Maßnahmen bis zum Zeitpunkt der Abnahme vollständig umgesetzt sind. Diese Maßnahmen sind natürlich auch während der laufenden Veranstaltung immer aufrecht zu erhalten.
 

Gebühren
Der Bescheid und eine evtl. erforderliche Ortseinsicht sind gebührenpflichtig. 
Deren Höhe bemisst sich fallbezogen am Aufwand (in der Regel zwischen 50 und 200 Euro).

Zur weiteren Beachtung:

Erforderlichen Notausgänge
Ein wichtiger Faktor für die Sicherheit sind die erforderlichen Notausgänge. Wie diese bestimmt werden finden Sie in unserem Hinweisblatt „Berechnung der erforderlichen Notausgangsbreiten“ welches Sie unten unter „Dokumente zum Herunterladen“ finden. 

Bei zusätzlichem Anbau eines fertigen Zeltes
Bei zusätzlichem Anbau eines Zeltes größer 200 m² und/oder einer Achsbreite von mehr als 10 m bedarf dieses Zelt einer Ausführungsgenehmigung (Zeltbuch).
Diese Ausführungsgenehmigung muss zur Abnahme vor Ort dann mit vorgelegt werden. Siehe hierzu auch unser Hinweisblatt „Angaben zur Anzeige der Errichtung eines Festzeltes größer 200 m²“

Bei selbst gebauten Anbauten oder Überdachungen:

• diese müssen in der Anzeige mit beschrieben und in den Plänen mit dargestellt werden
• diese benötigen immer einen statischen Nachweis durch einen Statiker

⇒ Achtung: Ohne diesen statistischen Nachweis kann die Nutzung solcher Anbauten nicht freigegeben werden!

Veranstaltungen mit mehr als 1000 bzw. 5000 Besuchern
Für diese Veranstaltungen gelten höhere Anforderungen. Hierzu wird die Gemeinde ggf. vom Veranstalter die Vorlage eines Sicherheitskonzepts verlangen.  Bei Veranstaltungen über 5000 Besucher ist immer ein Sicherheitskonzept erforderlich.

Weitere Hinweise
Als Veranstalter und auch als Gebäudeeigentümer sollten Sie auf ausreichenden Versicherungsschutz achten, da im Regelfall die ggf. bestehende Gebäude- oder Haftpflichtversicherung solche Veranstaltungen regelmäßig nicht abdeckt.

Nehmen Sie auch Kontakt mit der Feuerwehr auf, um in Absprache mit dieser die Veranstaltung auszurichten und zu sichern. Ggf. kann auch die Bereitstellung einer Brandsicherheitswache notwendig werden.

Für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die Einholung weiterer erforderlicher Genehmigungen wie z. B. die immer erforderliche Gestattung durch die Gemeinde, eine gaststättenrechtliche Erlaubnis, Abnahmen durch das Lebensmittelrecht, etc. ist der Veranstalter eigenverantwortlich zuständig.

Für erste Überlegungen zu Ihrer Veranstaltung finden Sie auch wertvolle Tipps und Hinweise zum Brand- und Personenschutz in unserer “Checkliste zum sicheren Betrieb bei Festen in Gebäuden mit weniger als 200 Personen“. Mittels dieser Checkliste können Sie im Vorfeld allgemein überprüfen, ob das vorgesehene Gebäude überhaupt geeignet ist und welche Punkte für Ihre Veranstaltung relevant werden können. Grundsätzliche Anforderungen an die Sicherheit gelten ja immer, ob bei „unter“ oder „über“ 200 Personen.

Eine Veranstaltung mit sichergestellt weniger als 200 Besuchern muss nicht beim Landratsamt/Staatlichem Bauamt angezeigt werden.

Bei einer solchen Veranstaltung ist der Veranstalter selbst für die Sicherheit seiner Gäste, Besucher, Helfer und Mitwirkenden verantwortlich (wie er dies auch bei nicht öffentlich zugänglichen und deshalb nicht anzeigepflichtigen privaten Festen mit mehr als 200 Besuchern ist).

Die Sicherstellung, dass die zulässige Anzahl von 200 Besuchern nicht überschritten wird, obliegt dem Veranstalter. Dies ist zB. durch eine Einlasskontrolle mit Zählung der eintretenden Personen zu kontrollieren.

Ferner hat er eigenverantwortlich Vorkehrungen zu treffen, die die Sicherheit gewährleisten und haftet auch dementsprechend selbst dafür. 
Dazu gehört insbesondere, dass Flucht- und Rettungswege freigehalten werden, geeignete Notausgänge vorhanden sind, Brandgefahren möglichst vermieden werden, technische Einrichtungen sicher betrieben werden und im Notfall eine geordnete Räumung des Gebäudes möglich ist à sh. Checkliste.
Auch sollte der Veranstalter im Vorfeld klären, ob eine Haftpflichtversicherung besteht oder abgeschlossen werden sollte, die mögliche Schäden im Zusammenhang mit der Veranstaltung abdeckt.

Ggf. ist auch Kontakt mit der Feuerwehr aufzunehmen, um in Absprache mit dieser die Veranstaltung auszurichten und zu sichern. Eventuell kann auch die Bereitstellung einer Brandsicherheitswache erforderlich sein.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer "Checkliste zum sicheren Betrieb bei Festen in Gebäuden mit weniger als 200 Besuchern" unten unter "Dokumente zum Herunterladen".

Diese Checkliste soll dem Veranstalter und auch dem Grundstückseigentümer als Hilfe dienen. Sie weist auf die richtige Planung im Vorfeld der Veranstaltung hin und gibt allgemeine Tipps und Hinweise zum Brand- und Personenschutz, die die Sicherheit der Besucher mit gewährleisten helfen. 

Wichtiger Hinweis zur Checkliste: Ein Anspruch auf Vollständigkeit dieser Checkliste kann nicht abgeleitet werden, da jede Örtlichkeit andere Kriterien vorweist, die es zu beachten gilt.Sie ersetzt keine individuelle Gefährdungsbeurteilung. Je nach Art der Veranstaltung (z.B. Musikveranstaltung, Vereinsfeier, Ausstellung), baulicher Situation des Gebäudes und Zahl der anwesenden Personen können zusätzliche Maßnahmen erforderlich werden, etwa eine besondere Regelung des Zu- und Abgangs, die Bestellung eines Verantwortlichen für Sicherheit oder die Abstimmung mit Feuerwehr oder Rettungsdienst. Der Veranstalter und der Grundstückseigentümer sind daher gehalten, die örtlichen Gegebenheiten sorgfältig zu prüfen und im Zweifel fachkundigen Rat (z.B. bei Feuerwehr, Brandschutzdienststellen oder auch Fachplanern) einzuholen.