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Die Durchführung einer motorsportlichen Veranstaltung ist beim Landratsamt formlos zu beantragen. Soweit erforderlich, werden Feuerwehr, Rettungsdienst, Naturschutzbehörden und ggf. weitere Behörden und öffentliche Stellen, deren Zuständigkeit berührt wird, am Antragsverfahren beteiligt.

Der Antrag muss folgende Angaben enthalten:

• Art der Veranstaltung
• Ort der Veranstaltung
• Zeit der Veranstaltung
• Zahl der zuzulassenden Teilnehmer
• voraussichtliche Anzahl der Zuschauer
• Zahl der vorgesehenen Ordner
• Nachweis über Brandschutz- und ggf. Lärmschutzmaßnahmen
• ggf. Beschreibung und Vorhaltung ausreichender Schutzausrüstung der Darsteller und Hilfspersonal
• Sicherstellung und Beauftragung eines geeigneten Sanitäts- und Brandschutzdienstes
• deutliche Kennzeichnung von Rettungswegen
• Erklärung (formlos) über die Freistellung der Behörden (Gemeinde, Landratsamt und Freistaat Bayern) von allen Schadens-/ Ersatzansprüchen
• Lageplan mit Darstellung der Strecke, Fahrerlager, Bemaßung, Zufahrten zur Strecke, Zuschauerbereiche, Sicherheitszonen /-bereiche usw.
• Einverständniserklärung der Grundstückseigentümer
• Versicherungsbestätigung (Veranstalterhaftpflicht- /Unfallversicherung mit Sachschadens- und Personenhaftpflicht - auch für Zuschauer - die bei allen Schadensfällen aufgrund der Veranstaltung eintritt)
• Streckenplan

Der Veranstalter muss gegebenfalls ein Sicherheitskonzept vorlegen, das abhängig vom Ablauf der geplanten Veranstaltung alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen beschreibt. In dem Sicherheitskonzept sind insbesondere anzugeben:

• wie groß die vorgesehenen Aktionsflächen sind
• welche Lage und Beschaffenheit diese haben (geteert, gepflastert, unbefestigt)
• an welcher Stelle und in welchem Umfang Zuschauerbereiche (einschl. Steh- /Sitzplätze oder Tribünen) vorhanden sind
• inwieweit Absperrungen (welcher Bauart) und Schutzeinrichtungen, -zonen, insbesondere in den Zuschauerbereichen, vorgesehen sind und das unbefugte Betreten von allen Seiten ausgeschlossen werden kann
• wie viele Parkplätze vorhanden sind und
• wie die Veranstaltung inhaltlich konzipiert ist, d. h. welche Aktionen (Veranstaltungsablauf, auch der zeitliche Ablauf und Organisation) geplant sind, wo und in welchem Umfang ggf. leicht entzündbare Flüssigkeiten (Tankbehälter, Benzinkanister usw.) gesichert werden sollen sowie ob und in welchem Umfang Bewirtung beabsichtigt und die Einrichtung von Verkaufsständen geplant ist.

Entstehende Kosten:

Gebührenrahmen von 30 € bis 1.250 €

Tätigkeitsverbote beim Umgang mit Lebensmitteln

Personen, die mit Lebensmitteln umgehen, können wenn sie krank sind, leicht eine Vielzahl andere Personen anstecken. Daher finden sich im Infektionsschutzgesetz (früher: Bundesseuchengesetz) Tätigkeitsverbote (§ 42 IfSG).

Personen, die

• an Typhus abdominalis, Paratyphus, Cholera, Shigellenruhr, Salmonellose, einer anderen infektiösen Gastroenteritis oder Virushepatitis A oder E erkrankt oder dessen verdächtig sind,
• an infizierten Wunden oder an Hautkrankheiten erkrankt sind, bei denen die Möglichkeit besteht, dass deren Krankheitserreger über Lebensmittel übertragen werden können,
• Krankheitserreger Shigellen, Salmonellen, enterohämorrhagische Escherichia coli oder Choleravibrionen ausscheiden,

dürfen beim Herstellen, Behandeln oder Inverkehrbringen der folgenden Lebensmittel nicht tätig sein oder beschäftigt werden, wenn sie dabei mit diesen in Berührung kommen

• Fleisch, Geflügelfleisch und Erzeugnisse daraus
• Milch und Erzeugnisse auf Milchbasis
• Fische, Krebse oder Weichtiere und Erzeugnisse daraus
• Eiprodukte
• Säuglings- und Kleinkindernahrung
• Speiseeis und Speiseeishalberzeugnisse
• Backwaren mit nicht durchgebackener oder durcherhitzter Füllung oder Auflage
• Feinkost-, Rohkost- und Kartoffelsalate, Marinaden, Mayonnaisen, andere emulgierte Soßen, Nahrungshefen.

Belehrung und Bescheinigung des Gesundheitsamts

Personen, die gewerbsmäßig und regelmäßig mit Lebensmitteln umgehen benötigen zu Beginn ihrer Tätigkeit eine nicht mehr als drei Monate alte Bescheinigung des Gesundheitsamtes oder eines vom Gesundheitsamt beauftragten Arztes, in der bestätigt wird, dass sie

• über die geltenden Tätigkeitsverbote und Verpflichtungen (z.B. Mitteilung an Arbeitgeber bei Krankheit) belehrt wurden und
• nach der Belehrung schriftlich erklärt haben, dass ihnen keine Tatsachen für ein Tätigkeitsverbot bei ihnen bekannt sind.

Beratung für Ehrenamtliche

Nach der Auffassung des Bayerischen Gesundheitsministeriums sind ehrenamtliche Helfer und Helferinnen bei Vereinsfesten und ähnlichen Veranstaltungen nicht „gewerbsmäßig“ tätig.

• Eine Bescheinigung nach IFSG des Gesundheitsamts oder eines befähigten Arztes ist daher für eine mitarbeitende Person (Leitung des Lebensmittelbereichs) empfehlenswert.
• Vor Aufnahme der Tätigkeit im Umgang mit Lebensmitteln müssen alle in der Küche arbeitenden Personen gemäß § 43 IfSG von dieser oben genannten Person belehrt werden. Dies ist zu dokumentieren.
• Die Schulung des Personals durch den Veranstalter kann mit Hilfe des „Leitfaden für ehrenamtliche Helfer bei Vereinsfesten und ähnlichen Veranstaltungen beim Umgang mit Lebensmitteln“ der unter Dokumente hinterlegt ist erfolgen.

• Dennoch besteht die Möglichkeit, freiwillig an einer Belehrung im Gesundheitsamt teilzunehmen. Der Vorteil gegenüber dem Merkblatt liegt darin, dass die kompetenten und erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gesundheitsverwaltung auch spezielle Fragen beantworten können. Die Teilnahme ist für Ehrenamtliche kostenfrei. Für eine Bescheinigung – die sich anbietet, wenn der ehrenamtliche Helfer auch gelegentlich gewerbsmäßig in der Gastronomie tätig ist – fällt die übliche Gebühr an. Da auch der Veranstalter eines Vereinsfests, bei dem Ehrenamtliche tätig sind, gegenüber den Besuchern für den einwandfreien Umgang mit Lebensmitteln verantwortlich ist, ist eine solche ausführliche Belehrung der Helferinnen und Helfer empfehlenswert.

• Es wird außerdem empfohlen, von den Mitarbeitern eine schriftliche Bestätigung einzuholen, dass derzeit keine ansteckenden Krankheiten bzw. keine Erkrankungssymptome vorliegen.

Dauer und Kosten

Die Belehrung im Gesundheitsamt dauert etwa 1 Stunde.

Es fallen folgende Kosten an:

• Einzelbelehrung 28 € pro Person
• Sammelbelehrung 14 € pro Person
• Für Ehrenamtliche ist die Teilnahme an der Belehrung kostenfrei. Für eine Bescheinigung – die auch gewerbsmäßig benötigt wird – fällt die übliche Gebühr an.

Aus Platzgründen sind Sammelbelehrungen auf 10 – 15 Personen beschränkt und müssen vorher angemeldet werden.

Die Entscheidung, professionelle Sicherheitskräfte zu engagieren oder nicht, hängt von der Größe der Veranstaltung und vom erwarteten Gefahrenpotential ab. Je nach Charakter der Veranstaltung wird ein Ordner pro 50 Besucher empfohlen.

Möglichkeiten und Grenzen von Sicherheitskräften

Ausgebildete Security-Kräfte können in der Regel einen gewaltfreien Ablauf gewährleisten und verfügen über Strategien und Methoden, um Konflikte zu regeln und bei Problemen angemessen zu reagieren. Eigene und private Sicherheitskräfte haben keinerlei Hoheitsrechte, wie sie der Polizei zustehen. Sie dürfen ausschließlich privatrechtlich und im Sinne der „Not- und Jedermannrechte“, wie sie jedem Eigentümer und Mieter zustehen, tätig werden.

Wichtige Hinweise, wenn ein Sicherheitsdienst beauftragt wird:

• ausreichende Anzahl von Ordnern (z.B. pro 50 Besucher je eine Ordnungsperson, je zehn Ordnungspersonen mindestens eine weibliche Ordnungsperson) ist anwesend und sorgt vor und innerhalb der Veranstaltungsstätte für die erforderliche Sicherheit
• Ordner sind durch Armbinden oder einheitlichen Oberbekleidungen erkennbar
• Personal ist volljährig und für die Aufgabe geeignet
• Personal wird namentlich dokumentiert und Liste wird drei Monate aufbewahrt, um bei Bedarf der Gemeinde, der Polizei und dem Landratsamt vorgelegt zu werden
• Veranstalter hat dafür zu sorgen, dass die Besucher keinerlei Feuerwerkskörper, Hieb- und Stichwaffen, Schusswaffen oder Schlagwerkzeuge mit sich führen; die Sicherheitskräfte kontrollieren dies
• Für eventuell abgenommene Gegenstände stehen geeignete Behälter an der Einlassstelle bereitzuhalten.
• Weibliche Besucher werden ausschließlich vom weiblichen Ordnungspersonal kontrolliert
• Ordner dürfen nicht mit anderen Aufgaben wie z.B. Ausschank betraut sein und während der Veranstaltung keinen Alkohol oder Drogen zu sich nehmen
• Ordnungspersonal ist vom Veranstalter in die Bestimmungen des Jugendschutzes einzuweisen
• Leiter der Veranstaltung sowie Leiter des Ordnungsdienstes müssen ständig vor Ort über eine technische Einrichtung erreichbar sein
• dienstlich anwesenden Beamten und Angestellten der Gemeinde, des Landratsamtes, der Polizei, des Sanitätsdienstes und der Feuerwehr ist der ungehinderte Zutritt zur Veranstaltung zu gewähren; Anordnungen dieser Personen ist sofort Folge zu leisten

Diese ausführlichen Informationen soll Ihnen als Veranstalter als Hilfe für das baurechtliche Anzeigeverfahren dienen und unnötigen Aufwand und Verzögerungen verhindern.
Die Informationen weißen auf die richtige Vorgehensweise im Vorfeld einer Veranstaltung hin und geben Tipps und Hinweise, die die Sicherheit der Besucher gewährleisten helfen.

Verfahrensablauf
Für die erforderliche Anzeige sind spätestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn ein formloses Anschreiben mit den Angaben zur geplanten Veranstaltung und entsprechende Planunterlagen beim Staatlichen Bauamt einzureichen. (Vorlage siehe unten unter "Dokumente zum Herunterladen.")
Dieses formlose Anschreiben sollte alle Punkte, soweit Ihnen bekannt und relevant, enthalten. Das von Ihnen ergänzte Blatt schicken Sie dann einem unserer Baukontrolleure zu, gerne auch per E-Mail.

Nach Überprüfung der eingegangenen Unterlagen nimmt der Baukontrolleur mit Ihnen Kontakt auf, bestätigt Ihnen den Eingang Ihrer Anzeige und teilt Ihnen mit, ob das Bauamt weitergehende Maßnahmen treffen wird. Wenn weitergehende Maßnahmen erforderlich werden (was in der Regel der Fall ist) wird der Baukontrolleur mit Ihnen einen Termin vereinbaren und die Örtlichkeit vorab besichtigen. Auf Grundlage der Erkenntnisse dieser Besichtigung erstellt das Staatliche Bauamt dann einen Bescheid und stellt diesen dem Veranstalter zu. Nach Aufbau und Herstellung aller geforderten Sicherheitseinrichtungen wird der Veranstaltungsort in aller Regel kurz vor der Veranstaltung vom Baukontrolleur überprüft und von diesem dann freigegeben. Die Terminabsprache hierzu erfolgt direkt mit dem Baukontrolleur. 

Gebühren

Der Bescheid und eine evtl. erforderliche Ortseinsicht sind gebührenpflichtig. Deren Höhe bemisst sich fallbezogen am Aufwand (in der Regel zwischen 50 und 200 Euro).

Zur weiteren Beachtung

Erforderlichen Notausgänge

Ein wichtiger Faktor für die Sicherheit sind die erforderlichen Notausgänge. Wie diese bestimmt werden finden Sie in der Checkliste „Berechnung der erforderlichen Notausgangsbreiten“, die unter Dokumente hinterlegt ist. 

Zusätzlicher Anbau eines Zeltes, Überdachungen etc.

Wenn an das Gebäude zusätzlich noch ein Zelt angebaut werden soll ist zu beachten, dass bei Zelten ab 75m² Grundfläche dieses Zelt als fliegender Bau gilt, eine Ausführungsgenehmigung haben und beim Landratsamt ebenfalls angezeigt werden muss. Diese Ausführungsgenehmigung muss dann zur Abnahme mit vorgelegt werden. Siehe hierzu auch den Beitrag zur Aufstellung und Betrieb von Festzelten (fliegende Bauten) ab 75 m² Grundfläche.

Zusätzliche Anbauten wie Überdachungen etc.

Wenn nur Teile eines fertigen Zeltes (z.B. nur eine Zeltseite) oder auch selbst hergestellte Anbauten an das bestehende Gebäude angebaut und mit genutzt werden sollen, ist dies in jedem Fall bereits in der erforderlichen Anzeige der Veranstaltung mitzuteilen. Dazu ist ein schriftlicher Nachweis eines Statikers zu erstellen und vorzulegen, der die Standsicherheit der angebauten Konstruktion bestätigt.

Achtung: Ohne diesen statistischen Nachweis kann die Nutzung solcher Anbauten nicht freigegeben werden!

Veranstaltungen mit mehr als 1000 bzw. 5000 Besuchern

Für diese Veranstaltungen gelten höhere Anforderungen.

Hierzu wird die Gemeinde ggf. vom Veranstalter die Vorlage eines Sicherheitskonzepts verlangen.

Bei Veranstaltungen über 5000 Besucher ist immer ein Sicherheitskonzept erforderlich.

Weitere Hinweise

Als Eigentümer und als Veranstalter sollten Sie auf ausreichenden Versicherungsschutz achten, da im Regelfall die ggf. bestehende Gebäude- oder Haftpflichtversicherung solche Veranstaltungen regelmäßig nicht abdeckt.

Nehmen Sie auch Kontakt mit der Feuerwehr auf, um in Absprache mit dieser die Veranstaltung auszurichten und zu sichern.

Für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die Einholung weiterer erforderlicher Genehmigungen wie z. B. die immer erforderliche Gestattung durch die Gemeinde, eine gaststättenrechtliche Erlaubnis, Abnahmen durch das Lebensmittelrecht, etc. ist der Veranstalter eigenverantwortlich zuständig.

Zur Planung Ihrer Veranstaltung im Vorfeld finden Sie auch wertvolle Tipps und Hinweise zum Brand- und Personenschutz in unserem Beitrag:  “Veranstaltungen in ursprünglich nicht für diesen Zweck errichteten und so auch nicht genehmigten Gebäuden, mit weniger als 200 Besuchern“.

Mittels dieser Checkliste können Sie bereits im Vorfeld prüfen, ob und wie die beschriebenen Punkte für Ihre Veranstaltung relevant sein können. 

Eine Veranstaltung mit sichergestellt weniger als 200  Besuchern muss nicht beim Landratsamt/Staatlichem Bauamt angezeigt werden (unbeschadet sonstiger erforderlicher Anzeigen und Genehmigungen).

Hier ist der Veranstalter selbst für die Sicherheit seiner Gäste, Besucher, Helfer und Mitwirkenden verantwortlich (wie auch bei nicht anzeigepflichtigen privaten Festen mit mehr als 200 Besuchern).
Er hat eigenverantwortlich Vorkehrungen zu treffen, die die Sicherheit gewährleisten und haftet auch dementsprechend selbst dafür.

Weitere Informationenen finden Sie im Dokument "Checkliste für Feste in Gebäuden mit weniger als 200 Besuchern" unten unter "Dokumente zum Herunterladen".

Diese Checkliste soll dem Veranstalter und auch dem Grundstückseigentümer als Hilfe dienen.
Sie weist auf die richtige Planung im Vorfeld der Veranstaltung hin und gibt allgemeine Tipps und Hinweise zum Brand- und Personenschutz, die die Sicherheit der Besucher mit gewährleisten helfen.

Wichtiger Hinweis: Ein Anspruch auf Vollständigkeit dieser Checkliste kann nicht abgeleitet werden, da jede Örtlichkeit andere Kriterien vorweist, die es zu beachten gilt.