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Wurde für die Aufnahmen und deren Verarbeitung die Rechtsgrundlage festgelegt und wird dazu eine Einwilligung der betroffenen Personen benötigt?

Die DS-GVO setzt allgemein voraus, dass der Verein die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten feststellt, diese in der Datenschutzerklärung vermerkt und bei Zugriffsanfragen durch betroffene Personen angibt.

Nach dem Gesetz ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, damit auch von Bildern dem Grunde nach verboten. Rechtmäßig ist sie nur, wenn und soweit für sie eine gesetzliche Berechtigung greift oder der Betroffene eingewilligt hat („Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“). Beruht die Datenverarbeitung daher auf einem gesetzlichen Erlaubnistatbestand, bedarf es keiner Einwilligung durch den Betroffenen.

Gesetzliche Erlaubnistatbestände liegen vor für die Datenverarbeitung, die zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder für die eine rechtliche Verpflichtung des Verantwortlichen besteht oder für die es ein berechtigtes Interesse der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten gibt und dem nach Interessensabwägung keine Interessen des Betroffenen, insbesondere des Kindes entgegenstehen.

Eine Einwilligung in die Datenverarbeitung ist daher nur erforderlich, wenn kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand greift. In der Vereinspraxis sollte zur Begründung der Rechtmäßigkeit bevorzugt auf die Vertragserfüllung oder die Interessenswahrnehmung abgestellt werden; bei der Einwilligung besteht nämlich die Gefahr, dass sie jederzeit widerrufen werden kann und der Verein dann für die Zukunft keinerlei Daten mehr verarbeiten darf. Früher bereits erteilte Einwilligungen gelten fort, müssen möglicherweise jedoch erneuert werden, wenn sie keinen Hinweis auf das Widerrufsrecht enthalten. Ist eine Einwilligung erforderlich, ist diese nicht an eine Schriftform gebunden.

Was ist bei der Aufnahme von Bildern und deren Verarbeitung durch den Verein zu beachten?

Die DS-GVO selbst sieht keine ausdrückliche Regelungen für den Umgang mit Fotos oder Filmaufnahmen vor, geht allerdings davon aus, dass jedenfalls die Bildaufnahme einer Einzelperson personenbezogene Daten enthält, unabhängig davon, ob die Aufnahme zusätzlich mit Bildunterschriften versehen wurde.  In der Praxis haben sich zwischenzeitlich deutliche Erleichterungen ergeben für die Anfertigung und Veröffentlichung von Bildern und sonstigen Aufnahmen, die im Zusammenhang mit Vereinsveranstaltungen wie Mitgliederversammlungen, Ehrungen, Sportereignissen, Siegerehrungen, Musikaufnahmen, Umzügen, Schulungen oder Vereinsjubiläen stehen.

Für die Aufnahme, Veröffentlichung und sonstige Verarbeitung von solchen Bildern, auch als Einzelbild, finden zwar die Bestimmungen der DS-GVO Anwendung. Danach ist die Verarbeitung auch von Bildern rechtlich aber dann auch zulässig, wenn sie zur Begründung und Umsetzung des Mitgliedschaftsverhältnisses dient oder aber durch die Interessen des Vereins gerechtfertigt ist, solange diesen Interessen gegenüber nicht die Interessen oder Grundrechte der Betroffenen überwiegen; Letzteres wird bei der Teilnahme an Vereinsveranstaltungen, sei es als Mitglied, Zuschauer oder Gast, regelmäßig nicht der Fall sein. Auf eine gesonderte Einwilligung ist daher nur noch abzustellen, wenn diese beiden gesetzlichen Rechtsgrundlagen nicht greifen sollten (siehe dazu Muster unter Dokumente).

Bedarf es insoweit überhaupt noch einer Einwilligung, muss diese dann nicht zwingend schriftlich eingeholt werden, ausreichend kann dafür auch eine mündliche Erklärung oder sogar ein schlüssiges Verhalten des Betroffenen sein. Weiterhin dem besonderen Schutz unterliegt jedoch die Verarbeitung von Aufnahmen, auf denen Kinder bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres abgebildet sind.

Soweit es bei der Bilderverarbeitung die nach der DS-GVO erforderliche Informations- und Auskunftspflicht (Datenschutzerklärung) angeht, kann dieser durch ausdrückliche Hinweise beispielsweise durch mündliche Information zu Beginn einer Veranstaltung nachgekommen werden. Außerdem kann auf die Veröffentlichung einer Datenschutz-Richtlinie zurückgegriffen werden, aber auch auf Hinweise in einer Einladung oder auf Plakaten zu der Vereinsveranstaltung.

• Für die Praxis: Aufnahmen von Bildern und deren Veröffentlichung beispielsweise auf der Homepage des Vereins sind danach auch ohne Einwilligung durch die betroffene Person zulässig, wenn die Bilder im Zusammenhang mit Vereinsveranstaltungen wie Mitgliederversammlungen, Ehrungen, Sportereignissen, Siegerehrungen, Vereinsausflügen, Musikaufführungen, Umzügen, Schulungen oder Vereinsjubiläen stehen; dies gilt für Bilder von Teilnehmern und Teilnehmerinnen an solchen Veranstaltungen des Vereinslebens, unabhängig ob es sich bei der abgebildeten Person um aktive Mitwirkende wie Vorstandsmitglieder oder Vereinsmitglieder handelt oder passive Teilnehmer wie Zuschauer oder Gäste betroffen sind.

Solange ein Interesse des Vereins an der Verarbeitung von Bildern, auch von Einzelaufnahmen zu bejahen ist, und diesem Interesse nicht überwiegend diejenigen der abgebildeten Person entgegenstehen, können auch Bilder von Kindern ohne vorherige Einwilligung angefertigt und veröffentlicht werden, solange dem besonderen Schutzbedürfnis der Kinder Rechnung getragen wird.

• Für die Praxis: Soweit Vereine lediglich Fotos im Zusammenhang mit Vereinsveranstaltungen fertigen wie beispielsweise anlässlich Bambini-Turnieren, Musikaufführungen unter Beteiligung von Kindern oder auch Ausflüge, können diese Fotos auch ohne Einwilligung veröffentlicht werden, obwohl auch Kinder abgebildet sind. Bestehen allerdings Zweifel, sollte die Einwilligung der Sorgeberechtigten eingeholt werden.

Im Hinblick auf die besondere Schutzbedürftigkeit von Kindern sollte allerdings wenigstens dann, wenn es um erkennbare Einzelaufnahmen von Kindern geht, vorsorglich auf die Einwilligung durch die Sorgeberechtigten zurückgegriffen werden (siehe dazu Muster unter Dokumente).

Richard Didyk
Rechtsanwalt

Wenn Sie vorhaben, Ihre öffentliche Veranstaltung auch Jugendlichen zugängig zu machen, müssen Sie einige zusätzlich Punkte beachten.

Sie als Veranstalter haben die Pflicht, dafür Sorge zu tragen, dass während der gesamten Veranstaltung das Jugendschutzgesetz eingehalten wird.

Wichtig ist vorab, einen Jugendschutzbeauftragten festzulegen, der sich möglichst zeitnah mit dem Jugendamt, sowie der zuständigen Polizeidienststelle in Verbindung setzt und über die geplante Veranstaltung informiert. Der Jugendschutzbeauftragte ist während der gesamten Veranstaltung für die Einhaltung der Jugendschutzbestimmungen verantwortlich. Außerdem ist er Ansprechpartner für auftretende Probleme oder Fragen bezüglich des Jugendschutzes.

Im Vorfeld der Veranstaltung müssen alle Personen, die an der Veranstaltung beteiligt sind, über geltende Bestimmungen des Jugendschutzgesetztes informiert werden.

Während der Veranstaltung haben Sie als Veranstalter die gesetzliche Pflicht, die für Ihre Veranstaltung geltenden Vorschriften durch deutlich sichtbare und gut lesbare Aushänge bekannt zu machen. Einen Vordruck hierfür finden Sie unter dem Punkt Dokumente.  

Die Anwesenheit von Jugendlichen erfordert sowohl beim Ausschank von Alkohol als auch bei der zeitlichen Anwesenheit die Beachtung der gesetzlichen Vorgaben.

Zeitgrenzen: In der Regel ist der Aufenthalt von Minderjährigen nach 24 Uhr nicht mehr gestattet.

Sonderregel: Gem. § 5 Abs. 2 JuSchG darf die Anwesenheit von Kindern bis 22 Uhr und von Jugendlichen unter 16 Jahren bis 24 Uhr jeweils ohne Begleitung gestattet werden, wenn die Tanzveranstaltung von einem anerkannten Träger der Jugendhilfe durchgeführt wird. Weiterhin ist in diesen Zeiten Kindern und Jugendlichen unter 16 Jahren auch eine Teilnahme ohne Begleitung zu gestatten, wenn die Tanzveranstaltung der künstlerischen Betätigung oder der Brauchtumspflege dient.

Eine besondere Erlaubnis des Jugendamtes ist für Ausnahmen nach § 5 Abs. 2 JuSchG nicht erforderlich.

Der Einlass muss über die gesamte Veranstaltungsdauer kontrolliert werden, auch dann, wenn kein Eintrittsgeld mehr erhoben werden soll. Hierbei muss auch darauf geachtet werden, dass keine alkoholischen Getränke mit auf die Veranstaltung gebracht werden.

Sie sind als Veranstalterin oder Veranstalter dafür verantwortlich, dass spätestens um 24 Uhr alle Minderjährigen ohne Erziehungsberechtigten oder personensorgeberchtigten Begleitpersonen die Veranstaltung verlassen.

Ausweiskontrolle: Nach dem Personalausweisgesetz ist das Einbehalten von Personalausweisen zu Kontrollzwecken (z.B. bei einer Einlasskontrolle eines Festes) nicht gestattet. Dies gilt auch für das Einbehalten der Kopie des Ausweises. Begründet wird dies mit der Gefahr einer unkontrollierten Verbreitung sensibler Daten. Der PartyPass ist eine gute Möglichkeit für minderjährige (unter 18) Festbesucher, bei Festen eingelassen zu werden. Anstatt des Personalausweises wird der PartyPass (nach Kontrolle, ob die Angaben korrekt sind) abgegeben und nach der Veranstaltung wieder abgeholt. Damit kann das bewährte Verfahren am Einlass einer Veranstaltung weiter praktiziert werden. Vorlagen können Sie sich im Internet herunter laden.

Rauchen: Kinder und Jugendliche dürfen in der Öffentlichkeit nicht Rauchen. Der Konsum von Tabakware ist Kindern und Jugendlichen zu untersagen. Tabakware ist neben der klassischen Zigarette, die Shisha, jede Art von elektrischer Zigarette, elektrische Shisha, nikotinfreie (E-)Shisha und (E-) Zigarette, Zigarillo und Tabak und Schnupftabak. Sollten Sie einen Automaten betreiben, an dem Tabakwaren zu erwerben sind, so ist dieser so zu sichern, dass Kinder und Jugendlichen, z.B. durch technische Vorrichtungen keinen Zugriff auf den Inhalt haben.

Alkohol Ausschank: Der Einsatz von Jugendlichen hinter der Bar/Theke ist nicht gestattet. Das Thekenpersonal muss bezüglich der Einhaltung des Jugendschutzgesetzes explizit die darin inbegriffenen Vorgaben zum Ausschank von Alkohol beachten und umsetzen. Hier empfiehlt es sich, Jugendliche bereits beim Einlass z.B. durch andersfarbige Bändchen o.ä. zu kenntlich zu machen, andernfalls muss bei jedem Ausschank nach dem Ausweis gefragt werden.

Kindern, die noch keine 14 Jahre alt sind, darf weder Alkohol ausgeschenkt noch anderweitig zur Verfügung gestellt werden oder dessen Konsum gestattet werden (Ist ebenfalls zu überwachen, dass kein Alkohol von Erwachsenen oder Jugendlichen an Kinder weitergegeben wird). Kindern im Alter zwischen 14 und 15 Jahren darf unter Umständen der Konsum von Bier, Wein oder Sekt genehmigt werden, WENN die ELTERN dabei sind UND dies ausdrücklich erlauben. Verkauft werden darf der Alkohol an diese Altersgruppe nicht! Jugendlichen ab einem Alter von 16 Jahren darf kein brandweinhaltiger Alkohol (also Schnaps und Schnapsmischgetränke oder auch Alkopops) ausgeschenkt, anderweitig zur Verfügung gestellt oder dessen Konsum gestattet werden.

Veranstaltungen auf denen zu einem Festpreis unbegrenzt Alkohol konsumiert werden kann, sind in Deutschland seit einigen Jahren verboten. Auch die Werbung für eine so genannte „Flatrate-Party“ ist verboten und kann strafrechtlich verfolgt werden.

Erziehungsbeauftragung: Gemäß Jugendschutzgesetz können Eltern die Aufsichtspflicht und Erziehungsaufgaben für ihre minderjährigen Kinder zeitweise an andere volljährige Personen als „erziehungsberechtigte Person“ übertragen. Die Übertragung ist zeitlich begrenzt, sollte schriftlich erfolgen und muss durch die jeweiligen Ausweise nachgewiesen werden.
Durch die Übertragung der Erziehungsberechtigung kann minderjährigen Jugendlichen unter anderem der Aufenthalt auf Veranstaltungen nach 24 Uhr gestattet werden.
Der Vordruck kann verwendet werden (siehe Dokumente). Sie als Veranstalterin oder Veranstalter haben die Pflicht, die Richtigkeit der Erziehungsbeauftragung zu prüfen. Sie müssen also feststellen, ob das Dokument vollständig und ordnungsgemäß ausgefüllt ist und ob die erziehungsberechtigte Person tatsächlich in der Lage ist, die Aufsichtspflicht zu erfüllen (ist sie z.B. alkoholisiert, ist sie dazu nicht mehr in der Lage). Veranstalter oder Veranstalterinnen selbst dürfen die Erziehungsberechtigung nicht übernehmen.

Bauwagenparty: Ein Bauwagen, in dem eine Party veranstaltet wird, ist im Sinne des Jugendschutzgesetzes weder eine Gaststätte noch eine Verkaufsstelle. Der Bauwagen ist allerdings dann „öffentlich“, wenn ein nicht bestimmbarer und nicht bestimmter Personenkreis die Veranstaltung besuchen kann und besuchen wird. Wenn der Bauwagen auf Privatgrund steht, immer von denselben Jugendlichen besucht wird und Außenstehende keinen Zutritt haben, liegt keine öffentliche Veranstaltung vor. Wenn der Personenkreis allerdings zu groß wird und eventuell Eintritt verlangt wird, ist wieder von einer öffentlichen Veranstaltung auszugehen.

Liegt die Öffentlichkeit vor, muss sich an dafür geltenden Regeln und Gesetzte gehalten werden und die Bauwagenbesitzerin oder der -besitzer wird verantwortlich. Neben allgemein zugänglichen Verkehrsflächen wie Straßen oder Anlagen gehören auch unbeschränkt zugängliche Gebäude und Einrichtungen zur Öffentlichkeit. Auch jene Gebäude und Einrichtungen die auf Privatgrund stehen sind dann „öffentlich“, wenn sie frei zugänglich sind. Eine Veranstaltung ist dann öffentlich, wenn die Teilnehmerinnen und Teilnehmer oder der Teilnehmerkreis allgemein nicht näher bestimmt ist. Jeder, der die Eintrittsbedingungen (Preis, Dresscode, Motto, etc.) akzeptiert, kann an der Veranstaltung teilnehmen. Selbst wenn der Teilnehmerkreis bestimmt werden kann, liegt eine öffentliche Veranstaltung vor, wenn es weder gegenüber Veranstalterinnen und Veranstalter noch gegenüber Teilnehmerinnen und Teilnehmer eine persönliche Bindung gibt. Maßgeblich ist nicht die Bezeichnung (z.B. „geschlossene Gesellschaft“), sondern immer der tatsächliche Charakter der Veranstaltung. Tatsächlich private Veranstaltungen wie Hochzeiten, Geburtstagsfeiern, Betriebsfeste oder Ähnliches sind nicht öffentlich. Werden diese Veranstaltungen allerdings geöffnet (z.B. durch die Einladung auf öffentliche Plattformen im Internet) ist dies nicht mehr der Fall.

Liegt die Öffentlichkeit vor, gelten alle Regeln des Jugendschutzgesetzes hinsichtlich der Öffentlichkeit (Aufenthalt, Aushang, Kontrollen, Verantwortlichkeit, etc.).